Privacy Policy di www.cedocs.it

 

Titolare del Trattamento dei Dati

Cedocs Cooperativa Sociale Onlus a r.l. 
Corso Italia 13 M, Bolzano 39100 tel. 0471/930096 - fax 0471/509105 - email Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. 
P.iva: 01549020210

Indirizzo email del Titolare: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

 

Tipologie di Dati raccolti

Fra i Dati Personali raccolti da questa Applicazione, in modo autonomo o tramite terze parti, ci sono: Cookie, Dati di utilizzo, nome, cognome, numero di telefono, indirizzo, stato e email.

Dettagli completi su ciascuna tipologia di dati raccolti sono forniti nelle sezioni dedicate di questa privacy policy o mediante specifici testi informativi visualizzati prima della raccolta dei dati stessi.
I Dati Personali possono essere liberamente forniti dall'Utente o, nel caso di Dati di Utilizzo, raccolti automaticamente durante l'uso di questa Applicazione.
Se non diversamente specificato, tutti i Dati richiesti da questa Applicazione sono obbligatori. Se l’Utente rifiuta di comunicarli, potrebbe essere impossibile per questa Applicazione fornire il Servizio. Nei casi in cui questa Applicazione indichi alcuni Dati come facoltativi, gli Utenti sono liberi di astenersi dal comunicare tali Dati, senza che ciò abbia alcuna conseguenza sulla disponibilità del Servizio o sulla sua operatività.
Gli Utenti che dovessero avere dubbi su quali Dati siano obbligatori, sono incoraggiati a contattare il Titolare.
L’eventuale utilizzo di Cookie - o di altri strumenti di tracciamento - da parte di questa Applicazione o dei titolari dei servizi terzi utilizzati da questa Applicazione, ove non diversamente precisato, ha la finalità di fornire il Servizio richiesto dall'Utente, oltre alle ulteriori finalità descritte nel presente documento e nella Cookie Policy, se disponibile.

L'Utente si assume la responsabilità dei Dati Personali di terzi ottenuti, pubblicati o condivisi mediante questa Applicazione e garantisce di avere il diritto di comunicarli o diffonderli, liberando il Titolare da qualsiasi responsabilità verso terzi.

 

Modalità e luogo del trattamento dei Dati raccolti

Modalità di trattamento

Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali. 
Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Oltre al Titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Dati altri soggetti coinvolti nell’organizzazione di questa Applicazione (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione) nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

Base giuridica del trattamento

Il Titolare tratta Dati Personali relativi all’Utente in caso sussista una delle seguenti condizioni:

  • l’Utente ha prestato il consenso per una o più finalità specifiche; Nota: in alcuni ordinamenti il Titolare può essere autorizzato a trattare Dati Personali senza che debba sussistere il consenso dell’Utente o un’altra delle basi giuridiche specificate di seguito, fino a quando l’Utente non si opponga (“opt-out”) a tale trattamento. Ciò non è tuttavia applicabile qualora il trattamento di Dati Personali sia regolato dalla legislazione europea in materia di protezione dei Dati Personali;
  • il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto con l’Utente e/o all'esecuzione di misure precontrattuali;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare;
  • il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
  • il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi.

E’ comunque sempre possibile richiedere al Titolare di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge, previsto da un contratto o necessario per concludere un contratto.

Luogo

I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate. Per ulteriori informazioni, contatta il Titolare.
I Dati Personali dell’Utente potrebbero essere trasferiti in un paese diverso da quello in cui l’Utente si trova. Per ottenere ulteriori informazioni sul luogo del trattamento l’Utente può fare riferimento alla sezione relativa ai dettagli sul trattamento dei Dati Personali.

L’Utente ha diritto a ottenere informazioni in merito alla base giuridica del trasferimento di Dati al di fuori dell’Unione Europea o ad un’organizzazione internazionale di diritto internazionale pubblico o costituita da due o più paesi, come ad esempio l’ONU, nonché in merito alle misure di sicurezza adottate dal Titolare per proteggere i Dati.

Qualora abbia luogo uno dei trasferimenti appena descritti, l’Utente può fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento o chiedere informazioni al Titolare contattandolo agli estremi riportati in apertura.

Periodo di conservazione

I Dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti.

Pertanto:

  • I Dati Personali raccolti per scopi collegati all’esecuzione di un contratto tra il Titolare e l’Utente saranno trattenuti sino a quando sia completata l’esecuzione di tale contratto.
  • I Dati Personali raccolti per finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse. L’Utente può ottenere ulteriori informazioni in merito all’interesse legittimo perseguito dal Titolare nelle relative sezioni di questo documento o contattando il Titolare.

Quando il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, il Titolare può conservare i Dati Personali più a lungo sino a quando detto consenso non venga revocato. Inoltre il Titolare potrebbe essere obbligato a conservare i Dati Personali per un periodo più lungo in ottemperanza ad un obbligo di legge o per ordine di un’autorità.

Al termine del periodo di conservazioni i Dati Personali saranno cancellati. Pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei Dati non potranno più essere esercitati.

 

Finalità del Trattamento dei Dati raccolti

I Dati dell’Utente sono raccolti per consentire al Titolare di fornire i propri Servizi, così come per le seguenti finalità: Statistica, Interazione con social network e piattaforme esterne, Contattare l'Utente e Visualizzazione di contenuti da piattaforme esterne.

Per ottenere ulteriori informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento e sui Dati Personali concretamente rilevanti per ciascuna finalità, l’Utente può fare riferimento alle relative sezioni di questo documento.

 

Dettagli sul trattamento dei Dati Personali

I Dati Personali sono raccolti per le seguenti finalità ed utilizzando i seguenti servizi:

  • Contattare l'Utente
  • Interazione con social network e piattaforme esterne
  • Statistica
  • Visualizzazione di contenuti da piattaforme esterne

 

Diritti dell’Utente

Gli Utenti possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare.

In particolare, l’Utente ha il diritto di:

  • revocare il consenso in ogni momento.L’Utente può revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso.
  • opporsi al trattamento dei propri Dati.L’Utente può opporsi al trattamento dei propri Dati quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso. Ulteriori dettagli sul diritto di opposizione sono indicati nella sezione sottostante.
  • accedere ai propri Dati.L’Utente ha diritto ad ottenere informazioni sui Dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei Dati trattati.
  • verificare e chiedere la rettificazione.L’Utente può verificare la correttezza dei propri Dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione. 

  • ottenere la limitazione del trattamento.Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati. In tal caso il Titolare non tratterà i Dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione.
  • ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali.Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la cancellazione dei propri Dati da parte del Titolare.

  • ricevere i propri Dati o farli trasferire ad altro titolare.L’Utente ha diritto di ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i Dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, su un contratto di cui l’Utente è parte o su misure contrattuali ad esso connesse.
  • proporre reclamo.L’Utente può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente o agire in sede giudiziale.

Dettagli sul diritto di opposizione

Quando i Dati Personali sono trattati nell’interesse pubblico, nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare oppure per perseguire un interesse legittimo del Titolare, gli Utenti hanno diritto ad opporsi al trattamento per motivi connessi alla loro situazione particolare.

Si fa presente agli Utenti che, ove i loro Dati fossero trattati con finalità di marketing diretto, possono opporsi al trattamento senza fornire alcuna motivazione. Per scoprire se il Titolare tratti dati con finalità di marketing diretto gli Utenti possono fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento.

Come esercitare i diritti

Per esercitare i diritti dell’Utente, gli Utenti possono indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento. Le richieste sono depositate a titolo gratuito e evase dal Titolare nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro un mese.

 

Ulteriori informazioni sul trattamento

Difesa in giudizio

I Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell'utilizzo di questa Applicazione o dei Servizi connessi da parte dell’Utente.
L’Utente dichiara di essere consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a rivelare i Dati per ordine delle autorità pubbliche.

Informative specifiche

Su richiesta dell’Utente, in aggiunta alle informazioni contenute in questa privacy policy, questa Applicazione potrebbe fornire all'Utente delle informative aggiuntive e contestuali riguardanti Servizi specifici, o la raccolta ed il trattamento di Dati Personali.

Log di sistema e manutenzione

Per necessità legate al funzionamento ed alla manutenzione, questa Applicazione e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l’indirizzo IP Utente.

Informazioni non contenute in questa policy

Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento utilizzando gli estremi di contatto.

Risposta alle richieste „Do Not Track”

Questa Applicazione non supporta le richieste “Do Not Track”.
Per scoprire se gli eventuali servizi di terze parti utilizzati le supportino, l'Utente è invitato a consultare le rispettive privacy policy.

Modifiche a questa privacy policy

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento dandone informazione agli Utenti su questa pagina e, se possibile, su questa Applicazione nonché, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno degli estremi di contatto di cui è in possesso il Titolare . Si prega dunque di consultare regolarmente questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in fondo.

Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.

Addendum

Regolamento Trattamento Dati

 

Sono esclusi dall’applicazione del regolamento sulla privacy i dati trattati in forma anonima e trattamenti che non consentono l’identificazione del soggetto interessato.

I dati dei dipendenti della cooperativa sociale Cedocs a r.l. vengono raccolti e trattati con le modalità e con le finalità previste dalle normative vigenti per quanto riguarda i contratti di lavoro.

I dati dei collaboratori, liberi professionisti e con contratto cococo, sono raccolti e trattati come da normative specifiche di settore ed al solo fine di gestire il loro rapporto di collaborazione con la cooperativa sociale Cedocs a r.l.

Rilascio dell’informativa sul trattamento dei dati personali alle persone interessate a partecipare alle attività organizzate dalla cooperativa : l’informativa è riportata direttamente sul supporto cartaceo con il quale i dati personali degli interessati vengono raccolti e sul quale la persona rilascia il proprio consenso prima dell’indicazione dei propri dati personali.

Nel caso di contatti telefonici prima della raccolta dei dati gli Incaricati del Trattamento forniranno verbalmente l’informativa e raccoglieranno un assenso orale al loro trattamento, così come previsto dalle normative vigenti in quanto questi dati raccolti telefonicamente non comprendono dati sensibili e sono necessari nell’interesse della persona e per procedere da parte del Cedocs nell’organizzazione delle attività.

Consenso di bambini: Cedocs organizza attività dirette a persone di età inferiore a 16 anni. Il consenso al trattamento dei dati di queste persone viene raccolto con la firma di consenso di uno dei genitori o di chi ne fa le veci su apposita scheda di raccolta dati. Viene richiesto specifico e separato consenso al trattamento di eventuali dati di salute del minore richiesti nell’interesse del minore stesso al fine della sua partecipazione alle  iniziative. 

I dati personali del minore ai 16 anni così acquisiti vengono cancellati alla data di compimento del 16° anno d’età dal supporto informatico e viene eliminato il supporto cartaceo sul quale sono riportati.

Notificazione di “Data breach”: in caso di violazione dei dati trattati il Titolare del Trattamento avvertirà – nei casi previsti dalle norme - dell’accaduto l’autorità competente entro le successive 72 ore a quando ne è venuto a conoscenza ed anche all’interessato nei casi definiti gravi dalle normative.

Per l’accesso ai personal computer disponibili all’interno della sede non è previsto il rilascio di dati da parte dei corsisti, dei docenti, degli ospiti.

L’accesso alla rete internet da parte di utenti delle attività organizzate nei locali della sede sociale della cooperativa non prevede il rilascio di dati personali da parte dei corsisti, dei docenti, degli ospiti, a fronte della comunicazione alla persona ospite, nei casi in cui ciò sia necessario, del dato di accesso alla rete wireless.

L’accesso al back end del sito Cedocs al fine di usufruire dei materiali didattici ivi contenuti non comporta il rilascio di dati personali da parte dei corsisti, dei docenti, degli ospiti a fronte dell’assegnazione di un account personale da parte degli Incaricati del Trattamento Dati.

Finalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati acquisiti da parte della cooperativa sociale Cedocs a r.l. è finalizzato all’organizzazione, programmazione, gestione attuativa delle proprie attività di carattere educativo, formativo, culturale, come definite dallo Statuto sociale.

I dati raccolti si limitano a quelli necessari allo scopo suddetto, senza richiesta di acquisizione di dati considerati “sensibili”.

 

Mezzi e procedure per il trattamento dei dati

  • Valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati
  1. I dati personali raccolti da Cedocs per consentire lo svolgimento delle proprie attività non sono utilizzati per valutazioni sistematiche di aspetti personali basata su trattamenti automatizzati.
  2. Da parte di Cedocs non vengono raccolti e trattati dati di tipo sensibile, genetico, biometrico, giudiziario, salvo dati relativi allo stato di salute necessari, nell’interesse della persona, alla partecipazione ad iniziative estive dirette a ragazzi e ragazze e limitatamente a questi.
  3. I dati raccolti sono utilizzati per contattare l’utente, gestire i pagamenti, elaborazione di statistiche, comunicazioni agli utenti su iniziative ed offerte in relazione all’interesse dell’utente.
  4. I dati raccolti al telefono sono sottoposti all’assenso orale preventivo da parte dell’utente, con la finalita’ di conoscere le sue richieste formative o informative cosi’ da poter essere contattato da parte di Cedocs.
  • Procedura di acquisizione dei dati e di raccolta del consenso al loro trattamento delle persone interessate a partecipare ad attività proposte da Cedocs

2.1) Finalizzati alla raccolta di iscrizioni ed alla gestione dei corsi e delle altre attività sociali rivolte al pubblico nonché alla divulgazione di informazioni ed offerte relative alle attività proposte, Cedocs raccoglie dalle persone interessate, utilizzando una scheda di iscrizione composta da due facciate, i seguenti dati:

Sulla prima facciata

  • cognome e nome
  • data di nascita
  • indirizzo personale
  • numero di telefono (fisso e/o mobile)
  • indirizzo e-mail
  • numero di codice fiscale

La prima facciata della scheda d’iscrizione riporta l’informativa sulle modalità di trattamento di questi dati ed il loro trattamento viene esplicitamente autorizzato dall’interessato con firma apposta in calce alla scheda di iscrizione.

Il mancato assenso al trattamento dei dati contenuti nella prima facciata della scheda di iscrizione non consente di accettare l’iscrizione della persona all’attività dallo stesso scelta in quanto non rende possibile la materiale gestione della partecipazione della persona al corso/attività.

Sulla seconda facciata della scheda di iscrizione vengono richieste agli stessi soggetti i seguenti dati utili alla progettazione e programmazione delle attività ed all’informazione della persona sulle attività organizzate dalla cooperativa sociale Cedocs a r.l. :

  • il quartiere di Bolzano nel quale risiede
  • La professione
  • L’ambito nel quale è occupato/attivo
  • Le preferenze rispetto ai giorni ed orari di svolgimento delle attività
  • Come è venuto a conoscenza dell’inizio del corso al quale si è iscritto
  • Per quali ambiti di interesse è interessato a ricevere da Cedocs delle proposte di attività

Il trattamento specifico di queste informazioni e dati personali al fine della progettazione e programmazione delle attività e dell’invio di informazioni e proposte di attività da parte della cooperativa sociale è esplicitamente autorizzato dall’interessato con firma apposta in calce alla scheda di iscrizione.

Il mancato consenso al trattamento dei dati contenuti nella seconda facciata della scheda di iscrizione non impedisce l’iscrizione della persona all’attività dallo stesso scelta.

2.2) raccolta dei dati di partecipanti ad incontri e conferenze

Per l’accesso al locale ove si svolgono attività organizzate da Cedocs è necessario sottoscrivere un foglio presenza, come richiesto dalle normative. Su tale foglio vengono riportati il solo nome e cognome della persona interessata all’iniziativa e la sua firma di attestazione della presenza.

Non essendoci passaggio di dati ma solo l’indicazione del nome e cognome e l’apposizione della firma, tali fogli presenza non necessitano di un’autorizzazione al trattamento di dati. Ciò sarà comunque indicato in calce al foglio presenze.

L’eventuale richiesta da parte di Cedocs al partecipante all’incontro/conferenza di compilazione di una scheda di iscrizione contenente i dati personali segue le indicazioni dettate in questo Regolamento per la compilazione della scheda d’iscrizione (vedi punto 2.1).

2.3) Modalità di raccolta dei dati personali attraverso il telefono, l’indirizzo e-mail della segreteria ed il sito internet Cedocs, la pagina Facebook al fine di poter disporre dei dati necessari all’organizzazione delle attività sociali.

  1. Raccolta dei dati via telefono

L’Incaricato del Trattamento dei dati informerà, prima di acquisire i dati personali via telefono, la persona con cui interloquisce sul fatto che vengono raccolti i dati personali al fine di poter contattare la persona per il suo interesse di essere iscritta all’attività alla quale è interessata.

L’Incaricato del Trattamento dei dati darà lettura dell’informativa per la protezione dei dati personali.

L’Incaricato del Trattamento dei dati dovrà richiedere all’interlocutore al telefono una dichiarazione verbale esplicita di consenso al trattamento dei suoi dati personali prima di procedere nella raccolta dei dati. Sulla scheda di iscrizione compilata l’Incaricato del Trattamento dei dati indicherà giorno e ora in cui ha raccolto i dati ed apporrà la propria sigla accanto a questa annotazione.

Al telefono verranno raccolti i seguenti dati personali:

  • Cognome e nome
  • Indirizzo
  • Numero di telefono
  • Indirizzo mail

Informerà la persona che, prima dell’inizio del corso, deve provvedere alla compilazione della scheda di iscrizione cartacea ed apporre la firma di autorizzazione al Trattamenti dei Dati personali.

Tale scheda è disponibile presso lo sportello della segreteria Cedocs e può esserne richiesto l’invio tramite e-mail. In alternativa è scaricabile dal sito del Cedocs  e dalla pagina Facebook del Cedocs.

 La scheda di iscrizione deve essere compilata e sottoscritta al fine di autorizzare il trattamento dei dati e delle informazioni. La scheda completata deve essere presentata allo sportello della segreteria oppure inviata al Cedocs via mail o via fax.

Senza la compilazione dei dati richiesti nel lato 1 della scheda di iscrizione e la sottoscrizione del consenso dell’interessato al Trattamento dei dati sullo stesso lato non è possibile accettare l’iscrizione all’attività organizzata.

Procedura di raccolta iscrizioni tramite mail:

Gli Incaricati al Trattamento dei dati risponderanno ad  un mail di richiesta di iscrizione ad un corso organizzato informando la persona che, prima dell’inizio del corso, dovrà provvedere alla compilazione di una scheda di iscrizione cartacea in calce alla quale è richiesta la firma di autorizzazione al Trattamento dei Dati personali.

Alla mail inviata verrà allegata la scheda di iscrizione con la richiesta che la stessa, completata e firmata, venga  presentata di persona allo sportello della segreteria oppure inviata al Cedocs via mail o via fax.

Senza la compilazione dei dati richiesti nel lato 1 della scheda di iscrizione e la sottoscrizione del consenso dell’interessato al Trattamento dei dati sullo stesso lato non è possibile accettare l’iscrizione all’attività organizzata.

 

 

  • Procedura di conservazione dei dati: descrizione delle misure di sicurezza tecnica ed organizzativa adeguate al rischio

Conservazione dati su supporto cartaceo

  1. Valutazione del rischio

Le schede d’iscrizione sono consultabili solamente dal Responsabile del Trattamento e dagli Incaricati del Trattamento dei Dati.

Deve essere evitata la visione e la consultazione delle stesse da parte di altre persone, compresi altri collaboratori o docenti.

  1. Realizzazione di misure per limitare il rischio
  • Le schede di iscrizione cartacee vengono archiviate in ordine alfabetico e, all’interno dell’ordine alfabetico, in ordine di data di sottoscrizione del consenso al trattamento dei dati.
  • Le schede cartacee contenenti i dati delle persone che hanno rilasciato il proprio consenso al Trattamento degli stessi vengono utilizzate solamente all’interno del locale di segreteria. Non possono essere trasportati all’esterno di tale locale.
  • I raccoglitori non possono rimanere aperti sui tavoli della segreteria alla vista del pubblico.
  • Le singole schede di iscrizione non possono essere riposte durante la lavorazione dei dati alla vista del pubblico.
  • La conservazione dei raccoglitori contenenti le schede di iscrizione avviene in un armadio con chiave.
  • La chiave di chiusura dell’armadio suddetto viene riposta a chiusura delle attività dell’ufficio all’interno della cassaforte contenente la cassa.
  • La segreteria deve essere sempre chiusa a chiave al termine delle attività dell’ufficio.
  • Il vetro separato dello sportello deve essere sempre chiuso a chiave prima della chiusura del locale segreteria al termine delle attività.
  • Nel locale della segreteria non possono accedere persone che non siano collaboratori della cooperativa sociale Cedocs a r.l.

Conservazione dei dati su supporto informatico

Nel software di gestione dei dati vengono inseriti i dati personali dedotti dalla scheda di iscrizione (lato 1 e lato 2) recante la firma di consenso al Trattamento dei dati personali raccolti.

  1. Valutazione del rischio

Per la conservazione informatica dei dati ed il loro trattamento la cooperativa sociale Cedocs a r.l. ha predisposto un apposito software denominato “Anima”.

E’ necessario limitare l’accesso ai dati su supporto informatico ai soli Responsabili del Trattamento ed agli Incaricati al Trattamento dei Dati.

La conservazione dei dati in back up …

  1. Realizzazione di misure per limitare il rischio
  • L’accesso al software può avvenire solamente con una doppia password: la prima per accedere al software e la seconda, personale per ogni Incaricato al Trattamento dei Dati, per poter accedere ai dati e per poter identificare l’operatore che ha effettuato il Trattamento.
  • Il back up dei dati viene effettuato giornalmente ed i dati salvati ……
  • Va garantita una procedura informatizzata di cancellazione dei dati personali presenti nel software trascorsi cinque anni dalla data del consenso apposto sulla scheda di iscrizione.
  • Va garantita una procedura informatizzata di messa in sospeso dei dati personali se ciò viene richiesto dall’interessato al Titolare del Trattamento dei dati e da questo autorizzato.
  • Va garantita una procedura informatizzata di cancellazione dei dati personali se ciò viene richiesto dall’interessato al Titolare del Trattamento dei dati e da questo autorizzato.

 

  • Procedura di cancellazione dei dati

Cedocs  dichiara di conservare i dati acquisiti con il consenso degli interessati per una durata di dieci anni dal momento della raccolta dei dati stessi.

Cancellazione dei dati conservati su supporto cartaceo.

                Le schede di iscrizione sono conservate in ordine alfabetico ed in ordine di data di sottoscrizione del consenso. Gli Incaricati del Trattamento curano l’eliminazione tramite distruzione delle schede di iscrizione cartacee alla data di scadenza dei cinque anni dall’apposizione del consenso.  Di tale eliminazione del supporto cartaceo, cui corrisponde analoga cancellazione del dato conservato elettronicamente, viene  data menzione nel Registro di Trattamento dei Dati.

Cancellazione dei dati conservati sul sito internet e sulla pagina Facebook.

I dati inviati attraverso il sito internet non vengono salvati ma inviati direttamente alla segreteria del cedocs che prende in carico la richiesta. Qualora sia scelga l’iscrizione alla newsletter questo dato viene salvato negli archivi online.

  • Trattamento dei dati
  1. Viene tenuto il Registro del Trattamento dei Dati in formato elettronico ove vengono riportati a cura del Responsabile Trattamento Dati le operazioni di trattamento dei dati effettuate dallo stesso e dagli Incaricati del Trattamento Dati.

Sul Registro viene annotata l’eliminazione, alla scadenza dei cinque anni dalla data di apposizione del consenso al trattamento, delle schede cartacee di iscrizione unitamente ai dati riportati e conservati su supporto elettronico.

Il trattamento dati effettuato in forma anonima e che non consente l’identificazione del soggetto interessato non viene riportato nel Registro del Trattamento Dati.

  1. Il trattamento dei dati, eseguito dai Responsabili e dagli Incaricati del Trattamento, finalizzato ai soli scopi di gestione delle attività corsuali e formative, può consistere nelle seguenti operazioni:
  • Estrazione dei nominativi degli iscritti alle singole attività;
  • Estrazione di dati di persone suddivisi per indirizzo, per quartiere di residenza, per professione, per ambito di attività, per fasce di date di nascita, a scopo di individuazione dei parametri di programmazione delle attività;
  • Estrazione dei dati necessari alla spedizione di materiali informativi su supporto cartaceo e su supporto informatico;
  • Estrazione di dati a fini statistici;
  • Estrazioni di dati in seguito a richieste di Autorità a fini di controllo e verifica.

Il presente regolamento è approvato dagli organismi della cooperativa sociale CEDOCS a r.l.

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